国立大学法人福岡教育大学文書処理規程

○国立大学法人福岡教育大学文書処理規程

(制定　平成23年3月22日)

改正	平成24年6月29日	平成24年9月28日
	平成24年10月31日	平成25年3月29日
	平成27年11月18日	令和元年11月19日
	令和5年5月19日	令和7年3月19日

第1章　総則

第1条　この規程は，国立大学法人福岡教育大学法人文書管理規程に定めるほか，国立大学法人福岡教育大学(以下「法人」という。)における文書の適正かつ迅速な処理を図るために必要な事項を定める。

第2条　この規程における用語の定義は，次の各号に掲げるとおりとする。

(1)　「文書」とは，法人の役員又は職員が職務上作成し，又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。)をいう。

(2)　「部局」とは，教育学部，大学院教育学研究科，学術情報センター，附属学校部，教育総合研究所，健康科学センター，ものづくり創造教育センター，キャリア支援センター，教学共創マネジメントセンター，グローバルラーニングセンター，障害学生支援センター，教員研修支援センター，事務局及び監査・業務改革室をいう。

(3)　「課等」とは，各課及び室をいう。

(4)　「特殊郵便物」とは，書留郵便物等，配達記録が残るものをいう。

(5)　「秘密文書」とは，秘密の保護が必要な事項が記載されている文書をいう。

(文書取扱責任者)

第3条　課等は，文書の接受，発送等の文書処理を行うため，文書取扱責任者を置く。

2　前項に規定する文書取扱責任者は，当該課等の職員のうちから当該課等の長が指名する。

(文書の記号及び番号)

第4条　文書には，別に定める文書の記号及び番号を付すものとする。

2　文書の番号は，前項に規定する文書の記号ごとに一連で付し，毎年4月1日に始まり，翌年3月31日をもって終わるものとする。

第2章　接受及び配付

(文書の接受)

第5条　文書の接受は，その内容により担当者又は文書取扱責任者が行う。

2　特殊郵便物は，必要事項の写をとった後，封緘のまま名宛の者又は文書取扱責任者の受領印を徴して配付するものとする。

第3章　起案及び供閲

(接受文書の処理)

第6条　文書は，起案又は供閲により，遅滞なく処理しなければならない。

第7条　起案文書は，事案ごと又は関連する事案ごとに作成し，原則として文書管理システムを用いるものとする。ただし，これにより難い場合は，所定の原議書を使用するなど当該課等の長が定める方法により作成することができるものとする。

(起案文書の区分)

第8条　起案文書は，当該文書の内容に応じて以下のとおり区分する。また，内容を区分する次に掲げる語句を明示しなければならない。

重要通知　法令その他権限に基づくもので，学内規則に規定するまでもないものを通知として発する文書
通知	重要通知以外のもので事実の通知に関する文書
依頼	依頼に関する文書
照会	照会に関する文書
回答	回答に関する文書
報告	報告に関する文書
申請	申請に関する文書
上申	人事の上申に関する文書
許可	許可に関する文書
承認	承認に関する文書
協議	協議に関する文書
制定	学内規則の制定に関する文書
証明	大学名，学長名又は部局長名等による事実の証明に関する文書
送付	書類，資料等の送付に関する文書
提出	書類，資料等の提出に関する文書
契約	契約に関する文書
伺	前各区分に掲げるもの以外の伺いに関する文書
事務連絡　事務的な連絡文書

(重要通知の取扱い)

第9条　前条に規定する重要通知は，所定の方法により作成及び管理するものとする。

2　重要通知の作成に当たっては，必要に応じて，関係委員会等において検討を行うものとする。

第10条　起案を要しない文書は，文書管理システム又は適宜の方法により，関係者に供閲するものとする。

第4章　決裁

(名義及び決裁)

第11条　起案文書の名義及び決裁については，国立大学法人福岡教育大学文書決裁規程の定めるところによる。

第5章　施行及び発送

(文書の施行)

第12条　決裁を得た文書の施行の日は，決裁の日とする。ただし，特別の理由があるものは，この限りではない。

(公印の使用)

第13条　発送文書における公印の使用については，国立大学法人福岡教育大学公印規程の定めるところによる。

第14条　文書の発送は，担当者又は文書取扱責任者が行う。

第6章　秘密文書

第15条　秘密文書とは，秘密の保護が必要な事項が記載されている文書をいう。

2　当該秘密文書にかかる事務を主管する課等の長を取扱責任者(以下「責任者」という。)として取り扱うものとする。

(秘密文書の区分及びその指定等)

第16条　秘密文書の区分は，次のとおりとする。

(1)　極秘　秘密の保護が高度に必要であって，当該秘密の漏えいが，法人に重大な損害を与えるおそれのある事項が記載されている文書

(2)　秘　極秘に次ぐ程度の秘密の保護が必要であって，関係者以外に知らせてはならない事項が記載されている文書

2　責任者は，前項の規定による秘密文書の区分及び期間を定めるものとする。

3　責任者は，当該秘密文書の内容を秘密にしておく必要がなくなったと認めるときは，その指定を解除する。

(秘密文書の処理)

第17条　秘密文書は，文書管理システムを用いて処理する場合においては，秘密文書である旨を明記し，秘密の保持に努めなければならない。

第7章　雑則

第18条　文書処理に関する事務は，経営政策課において処理する。

第19条　この規程に定めるもののほか文書の処理に関し必要な事項は，学長が別に定める。

1　この規程は，平成23年4月1日から施行する。

2　国立大学法人福岡教育大学公文書処理規程(平成16年5月20日制定)は，廃止する。

附　則(平成24年6月29日)

この規程は，平成24年7月1日から施行する。

附　則(平成24年9月28日)

この規程は，平成24年10月1日から施行する。

附　則(平成24年10月31日)

この規程は，平成24年11月1日から施行する。

附　則(平成25年3月29日)

この規程は，平成25年4月1日から施行する。

附　則(平成27年11月18日)

この規程は，平成27年11月18日から施行し，平成27年4月1日から適用する。ただし，第2条第1項第2号の規定中「障害学生支援センター」に係る規定は，平成27年8月1日から適用する。

附　則(令和元年11月19日)

この規程は，令和元年11月19日から施行し，平成31年3月20日から適用する。

附　則(令和5年5月19日)

この規程は，令和5年5月19日から施行し，令和5年4月1日から適用する。

附　則(令和7年3月19日)

この規程は，令和7年4月1日から施行する。